成功電腦化管理圖書館的 5 個要點

普大圖書館自動化管理系統的用戶於海內外已經超過 500 個使用單位。軟體的管理使用者,都不是圖書館系畢業的專職人員,而且沒有受過專業正規的圖書館管理訓練。很多圖書館單位甚至交給熱心的志工負責管理。

只要掌握以下五項要點,志工或是中高年級學生,都能輕鬆資訊化管理圖書館。

1. 認識ISBN

ISBN 國際標準書號 ( International Standard Book Number,簡稱 ISBN )猶如身分證字號,一書一號,絕無重複,所以普大系統才能應用ISBN將書籍的基本資料帶入系統。普大軟體無論是舊式的10碼或新式的13碼出版品都能夠讀取,透過網路將書本的基本資料帶回到資料庫,節省書籍資料建檔的時間。

國際標準書號ISBN是為因應圖書出版、行銷、管理的需要,並便於國際間出版品的交流與統計所發展的一套國際統一的編號制度,由一組冠有"ISBN"代號的10位數碼所組成,用以識別出版品所屬國別地區語言、出版機構、書名、版本及裝訂方式。 因應國間際間圖書出版量大幅增長,並與商品條碼(EAN-13號碼)結合,自2007年1月1日起正式全面實施13碼。

書籍基本資料~一個畫面完全顯示書籍基本資料與借用者的完整記錄
上圖除了查詢 ISBN 利用掃條碼的方式讀入外,其他圖書的相關資訊都會自動帶入書籍編號為自動由上一本書的號碼上加一號自動取得,書籍名稱、作者、版別、出版公司、發行日期、ISBN、集叢名、分類類別、索書號、書籍封面圖片與內容簡介都是搜尋網路自動取得

2. 圖書分類號

圖書資訊化管理一定要有分類號,分類是圖書上架的標準,有正確的分類號,相同類型的書會聚集在相同的書架,讀者要找書也會比較容易。

普大圖書館管理系統的分類是根據中文圖書分類法
•000 總類
•100 哲學類
•200 宗教類
•300 科學類
•400 應用科學類
•500 社會科學類
•600 中國史地類
•700 世界史地類
•800 語言文學類
•900 藝術類

一本書除了分類號,還可以增加作者號的資訊。索書號﹦分類號 + 作者號,索書號可以說是書在圖書館的上架位置。當您查詢圖書館藏系統時,請將索書號抄下,以利找書。

例如:
大數據的關鍵思考 行動×多螢×碎片化時代的商業智慧 / 車品覺,
索書號=分類號 494 + 作者號 5067
不能說的名字 克里斯.克里夫(Chris Cleave)著 趙丕慧譯/克里夫(Cleave, Chris)
索書號=分類號 873.57 + 作者號 8557
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有小部份的書沒有分類號的資訊,如 ISBN碼 9789573328230 書名“不能說的名字”;請翻開封底裡,就可查看出版品編目資訊,方框的最左下角就會有分類號碼。
紅框的左下角就會有分類號的資訊

分類號的說明
依照分類號的資訊,在普大圖書館管理系統輸入分類號
分類類別是必填欄位,請輸入 873 輸入後系統自動代入該分類代號的名稱為英國文學。再點到索書號欄位,會自動帶入 873 請自行利用鍵盤輸入 .57 讓索書號設為 873.57  8557 為作者號,請利用空白分開分類號與作者號的資訊。

作者號:應用普大的管理系統,若自動取得ISBN資料,大部份的書籍可得到國圖所編定的作者號。作者號的編定在圖書館上架時,提供細分類排定順序的依據。若館藏不多,在無法取得作者號的書,可略過不編定或者是自行輸入四個數字,讓上架時有順序即可。網路上有有系統可輸入作者名稱後產生四角或五筆作者號,但是耗工費時,和電腦化管理的節省時間的原則相違背。管理者可自行決定是否採用。


3. 書背標籤

書背標籤是圖書館員將書本放上書架的依據,是該書本的住址資訊。除了讓館員上架外,若讀者由網頁查詢館藏,也可記錄這些資訊,到書架上去找尋想要借的書籍。

書背標籤列印示範檔案
書背標籤
書背標列印
第一行是索書號的分類號號碼
第二行作者號
第三行是書籍編號
第四行是櫃別


第四行的櫃別一般不需要特別設定,直接利用索書號放上書架就可以了。
若要設定如下圖例為 873-3 看到就可直接找尋書架“ 873-3”。可快速的在圖書館中找到該本書。
  
書背標籤

上圖範例加貼顏色圓標與分類號的第一碼 8 (語言類)。圖書館員在讀者還書當下就可將書先放到該顏色的推車。易於辨識與放回應有的書架位置。

少部份幼兒園的使用者並沒有貼上書背標籤,主要是因為童書有的超小本,貼著放上架幾乎看不到,另外是希望利用套書排序於書櫃上,看起來比較整齊。通常這時候只有貼顏色標,把書放回標示該顏色的書櫃。

4. 條碼標籤

條碼標籤的列印

圖書條碼的列印含管理單位的名稱,貼上後可表示該書本是圖書館的館藏。
普大系統可選擇列印加印分類號與櫃位的條碼標籤,部份薄的書就可不貼書背標籤,依舊可順利上架


條碼標籤黏貼的位置

圖書貼條碼標籤的位置若能固定於一個方向,在借還時就能快速的處理。如市立圖書館所貼的條碼標籤都是在書籍放上書架後的右方,所以在借還書時,只要書背的位置在同一個方向,就能掃到條碼標籤。就算是讀者一次借滿15本書,也能有效率的處理。
條碼標籤黏貼的位置在同一方向
條碼標籤貼在書本放上架後的同一個方向,把書理好後就能順手的掃讀做借還的處理,工作人員可以加快處理的速度。

***掃條碼標籤不一定要正面掃,反方向掃一樣能讀得到。借還時只要看到條碼就可掃讀,不一定要把書放回正面再掃描***

5. 借卡或借閱證

借卡要不要列印

如果學校已經有學生證或者公司有員工識別證,就可使用原來的證件當做借閱證。若原來的證件沒有條碼,請由系統列印小條碼列印。
借卡小條碼列印(和書籍條碼標相同的尺吋)
證件若已經有RFID晶片,可在管理的電腦加裝讀卡機,就可和把悠遊卡當作借卡相同的應用。

借卡由系統列印

部份學校不想年年發卡,在系統可選擇不印班級群組,學生升級後就不需要換卡片